第一章 总 则
第一条 为规范新校园建设项目工程档案收集、整理、保管、验收、移交等全过程管理工作，保障项目工程档案真实、完整、准确、系统，充分发挥工程档案在建设管理质量追溯、运维改造、审计核查中的凭证和参考作用，依据《中华人民共和国档案法》（2020年修订）《中华人民共和国档案法实施条例》《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）《建设项目（工程）档案验收办法》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014，2019年版）等法律法规，结合学校新校园建设项目实际，制定本办法。
第二条 新校园建设项目工程档案，是指新校园建设项目自立项决策、规划审批、勘察设计、施工建设、竣工验收到建成使用全流程直接形成，具有长期或永久保存价值的文字、图表、图纸、声像、电子数据、实物等各类载体的原始记录。
第三条 本办法适用主体为新校园建设指挥部、项目管理、勘察、设计、施工、监理、跟踪审计、第三方检测等全部参建单位。
第四条 本办法适用于新校园建设项目实施阶段基建档案收集、整理、验收、移交工作。项目全部档案移交归档完毕、工程正式交付使用后，档案保管、查阅、利用等工作按学校档案管理办法执行。
第二章 管理机构及职责分工
第五条 新校园建设工程档案管理遵循“全程贯穿、真实准确、规范齐全、分工负责”的原则，严格落实基建档案“三同步”制度，工程立项同步部署档案工作、施工全过程同步收集整理资料、工程竣工验收同步完成档案移交。
第六条 新校园建设工程档案实行新校园建设指挥部统筹负责，各参建单位各负其责的管理责任制。指挥部综合协调组负责统筹协调档案归集、日常管理、组织验收及移交工作。所有参建单位均须指定专人作为项目档案管理员，保持档案管理人员稳定，发生人员更换时须完成完整档案交接并向指挥部报备，全程同步开展资料归集整理。
第七条 新校园建设指挥部（建设单位）职责
1.负责制定基建档案管理办法，明确归档范围、组卷标准、移交时限、质量管控细则、归档流程与各方职责。
2.负责统筹新校园基建档案全生命周期管理，落实档案“三同步”管控，建立标准化档案库房，落实库房“八防”措施，同步保管纸质档案与电子档案。
3.负责将档案归档要求、质量、违约责任、明确违约金标准纳入参建合同，明确质量要求与责任，并严格执行双方合同约定。
4.负责全程督导、检查、审核各参建单位档案整理工作，每季度开展一次档案专项巡查，并督促问题整改。
5.负责组织档案预验收、专项验收，确保齐全完整、真实准确。
6.负责统一汇总全套工程档案，按国家标准规范组卷、编目、装订、数字化，编制档案移交清册。按期完成城建档案馆竣工档案移交，留存完整校内备查档案。
第八条 项目管理单位职责
1.负责代表建设单位统筹基建档案全盘管控，配备专职档案管理人员，且保持人员稳定。
2.负责依据合同管控各参建单位档案进度与质量，明确各阶段资料归档时限、质量、套数及电子档案格式要求。
3.负责落实“三同步”要求，同步开展全过程档案资料的收集；全过程监管督促参建单位同步收集整理资料，每月开展一次档案整理进度与质量巡查。重要会议、检查、验收时同步收集相关文件与声像材料。
4.负责审核施工竣工图、过程资料，核验资料真实性、完整性、签章完备性，杜绝虚假资料。
5.负责牵头组织项目档案预验收与专项验收，汇总各参建单位整改台账，跟踪整改闭环。
6.负责整理汇总各参建单位全套项目档案，按规定完成档案组卷、编目及移交工作。
7.负责归集建设单位内部立项、报批等管理类档案，完成统一组卷、编目、移交。
8.负责纸质档案与电子档案安全保管防护，每月至少开展一次电子档案离线备份，保障档案安全规范可利用。
第九条 施工单位职责
1.总承包单位对项目全部施工档案负总责，统一制定本项目档案整理标准，指导、审核各分包单位档案，分包档案资料须经总包单位审核签字后方可纳入整套档案；分包单位须在相关分部分项工程完工15个工作日内向总包单位移交完整分包档案。
2.严格执行“三同步”：开工即启动资料收集，施工同步整理工作记录，竣工时同步移交档案。完整归集施工管理、技术、质量、安全、物资、造价、检测等全部纸质、电子和声像档案。
3.负责竣工图编制与审核，及时将设计变更、洽商、签证完整标注在图纸上，确保图物完全一致。
4.负责按照国家标准分类组卷、编目装订，编制卷内目录、备考表、档案封面；同步归档电子档案，格式合规、可追溯、长期可读，电子图纸与纸质图纸内容完全一致。
5.负责分包档案汇总与移交。接收、审核、汇总各分包档案，统一组卷；全部参建单位须在工程竣工验收后3个月内向建设单位移交全套合格档案，附双方签字盖章移交清册；全程配合档案专项验收、资料核查及问题整改。
6.负责落实档案安全保管与信息化建设，做好档案防火、防潮、防损、防丢失；电子档案防篡改、定期异地备份。
7.负责建立归档质量终身责任档案，配合各方开展档案审查、验收与整改工作。
第十条 监理单位职责
1.负责编制、收集整理监理规划、实施细则、监理日志、通知单、旁站记录等全套监理履职资料，规范立卷归档。
2.负责全过程审核施工单位报送的各类施工技术资料、试验报告、隐蔽工程、变更签证、分部验收等资料。
3.负责核验竣工图与现场实体、设计变更一致性，核查竣工图编制质量，签署审核意见。
4.负责监督施工单位按时规范整理归档，对不合格资料下达整改要求，跟踪整改到位。
5.负责按标准完成监理档案分类、组卷、编目、装订，形成完整监理档案成套资料。
6.负责配合项目档案预验收与专项验收，在工程竣工验收后3个月内向建设单位移交完整监理档案。
第十一条 勘察、设计单位职责
1.负责编制完整勘察报告、全套施工图、设计说明，保证数据真实、图纸规范、签章齐全，符合归档标准。按期移交全套档案。在工程竣工验收后3个月内向建设单位按期移交全套档案。
2.负责及时出具设计变更、洽商、技术核定单，所有变更文件手续完备、签字盖章齐全。
3.负责现场技术交底、现场核验、重大节点验收，完善配套技术档案材料。
4.配合总包、监理审核竣工图，确认变更内容落实无误，出具审核意见。
5.全程参与档案验收，配合档案专项验收，做好资料核对、答疑及整改工作。
第十二条 跟踪审计单位职责
1.负责收集、编制、建档及移交等项目跟踪审计专项档案管理工作。审计档案归档工作由学校审计部门负责。
2.负责跟踪审计档案归档工作，做好施工合同审核、工程进度款审核、大宗材料设备认价审核、隐蔽工程鉴证、工程签证审核、变更洽商审核、索赔费用的审核、竣工结（决）算审计、内部控制审计相关档案归档，对相关跟踪审计档案的真实性和完整性负责。
3.负责指定专人归档立卷，按审计部门要求做好分类、组卷、编目、装订工作，电子文档同步归档（含相关审计工作底稿），确保纸质与电子档案一致、安全可追溯。
4.负责相关跟踪审计档案移交工作，结算审计完成后30个工作日内，按期向建设单位指定部门移交相关审计档案。
第十三条 质量检测单位职责
1.进场前须向监理单位提交营业执照、资质证书、项目负责人和检测人员岗位证书等报审资料，资料统一建档留存。
2.负责建立项目检测台账，全程记录样品送检、试验、报告出具全流程记录。
3.负责在合同约定期限内提交真实、准确、签章完备的检测报告，原件报送指挥部归档。竣工验收后3个月内向建设单位移交全套检测档案。
第三章 归档范围
第十四条 总体归档要求。新校园所有建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程，自规划立项至竣工备案全过程形成的，对学校和社会有备查价值和凭证作用的各类载体材料，均属归档范围。竣工图必须与工程实体现状完全吻合，文件、图纸、影像、电子资料须齐全、完整、真实、可靠。
第十五条 分类归档范围。基建档案分为七大类别，全流程归集：（详见附件）
1.A类 工程准备阶段文件：立项、土地拆迁、勘察设计、招投标、开工许可、造价、项目管理机构信息；
2.B类 监理文件：监理管理、进度、质量、造价、工期、验收全过程资料；
3.C类 施工文件：施工管理、技术、物资、施工记录、试验检测、质量验收资料；
4.D类 竣工图：建筑、结构、机电、幕墙、室外管网、绿化道路全套竣工图纸及电子版；
5.E类 工程竣工备案文件：各参建单位质量检查报告、竣工验收报告、各专项验收意见书、竣工备案表、档案移交书；
6.跟踪审计专项档案：全过程审计核查、结算审核全套资料；
7.声像、电子档案：重大节点影像、现场实拍、会议录像、全套纸质档案数字化副本。
第十六条 不予归档文件清单。以下材料无需纳入基建档案正式归档，由各单位自行留存备查：
1.上级有关建设项目的普发性（非专指本校）、不需办理的通用文件；
2.正式施工前草图、未定型图纸；
3.重份文件和重份图纸；
4.无查考价值的临时通知、事务性文件。
第四章 归档文件质量标准
第十七条 总体质量要求。归档材料必须客观、真实准确地反映项目建设全过程，遵循其自然形成逻辑，保持其有机联系，便于长期保管和利用。
第十八条 载体要求。基建档案归档文件一般应为原件。确无原件的，复印件须加盖出具单位公章并附情况说明，方可归档。纸质档案统一使用不低于70g/㎡规格A4纸张，书写、绘图仅可使用碳素墨水或黑色签字笔，禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制，字迹工整，耐久保存，图像清晰，签字盖章手续完备。
第十九条 竣工图专项规范。竣工图必须完整、清晰、修改到位，真实反映竣工验收时工程实际状态。纸质竣工图配套同步提交完整电子版图纸。凡施工阶段发生设计变更、现场洽商、签证调整，全部修改内容完整标注在竣工图纸上，修改标识清晰、标注变更依据编号。统一使用标准竣工图章，图章载明工程名称、编制单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期，明确标准尺寸，编制人、审核人签字齐全。图纸破损、模糊、涂改严重的，须重新绘制替换，不得直接归档残次图纸。
第二十条 电子档案归档标准。所有纸质档案同步形成对应电子档案，文件采用带OCR文字识别功能的PDF格式，图纸采用CAD标准格式+PDF底图，影像文件分辨率达标、命名规范。电子档案命名、分类、编号与纸质档案一一对应，建立电子档案目录台账；定期离线备份，设置防篡改保护，确保长期可读。
第五章 档案验收及移交
第二十一条 过程收集管控。各参建单位随工程进度同步收集当日、当月形成资料，不得集中竣工后一次性补做；隐蔽工程、分部分项验收完成3个工作日内完成资料整理，报送监理审核。指挥部综合协调组每月开展档案资料核查，形成检查记录，对资料缺失、质量不合格单位督促限期整改。
第二十二条 档案预验收。工程完工、施工单位自检档案合格后，由总包单位向指挥部提交档案预验收申请；指挥部组织监理、项目管理、审计单位开展内部预验收，预验收重点审核四项内容：资料完整性、签章合规性、竣工图与现场一致性、电子档案配套完备性，形成预验收整改清单，全部问题整改完成后方可申请正式档案专项验收。
第二十三条 档案专项验收与移交。预验收合格后，指挥部对接属地城建档案馆开展项目档案专项验收，同步邀请学校档案管理中心参与核查。验收合格出具档案验收意见后，15个工作日内完成两级移交：总包向建设单位移交、建设单位向属地城建档案馆移交两套完整档案。
第六章 责任追究
第二十四条 各参建单位对自身形成档案的真实性、完整性终身负责，因资料缺失、虚假、竣工图与现场不符造成工程无法验收、后期运维纠纷、审计追责的，由责任单位承担全部经济与法律责任。存在伪造、篡改档案等造假行为的，建设单位有权向行业主管部门举报，依法追究对应单位及人员责任。
第二十五条 未按期提交合格档案、拒不整改档案问题的，指挥部有权暂缓工程款支付，直至档案整改移交完成。
第七章 附 则
第二十六条 本办法由学校新校园建设指挥部、学校档案管理中心负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起施行。
附件：建筑工程文件归档范围
位置：